Na verdade, as estatísticas mostram que um responsável ou um quadro intermédio típico consome, em média, 25 a 40% do seu tempo a manipular papel ou outro tipo de informação.
Dependendo da tipologia (e do grau de organização) fabril, da natureza da atividade e do respetivo sistema e necessidades de controlo, a documentação e/ou informação envolvidos (predominantemente sob a forma de física de papel) podem ser significativos.
Só para citar alguns: - São as instruções e ordens de fabrico e respetiva informação acessória (gamas, nomenclaturas, listas de materiais, pautas e instruções de controlo, etc.), são os documentos da informação de retorno, nomeadamente, a informação de controlo, toda a documentação intersectores que acompanha a logística interna e os abastecimentos ao fabrico, são os reportings e diários de fabrico, e muitos, muitos outros.
Numa organização ou numa empresa, será o papel um mal necessário? Será que é efetivamente indispensável uma verdadeira montanha de papel –ou equivalente, para assegurar o funcionamento, o controlo e o normal desenvolvimento (e inerente logística) de uma atividade produtiva?
E será que na ânsia de “controlar as coisas bem”, controlamos “as coisas certas“, as que efetivamente necessitam de ser controladas? E será que os referenciais e metodologias de controlo são os adequados?
E quando surge um “novo sistema informático” capaz de proporcionar acesso à mais variada informação (em forma e em conteúdo) e capaz de fornecer as listagens mais abrangentes e elaboradas... será que não seremos capazes de fazer algo mais do que o utilizar para fazer os mesmos controlos ou para fazer imprimir informaticamente os mesmos documentos que outrora alguém elaborava à mão?
PAPEL é sempre sinónimo de:
Tempo consumido da sua elaboração, transferência e consulta;
Hipóteses de erros na emissão e na interpretação;
Hipóteses de erros no preenchimento, no registo e na introdução em sistema;
Tempo consumido nessas operações;
Demoras e atrasos na atualização da informação disponível.
..., mas o e-papel não é melhor
Em nome da modernização é frequente constatar-se na maioria dos casos, a substituição do papel físico por e-papel. Por outras palavras, alguém passa a escrever em computador – seja utilizando as ferramentas do Microsoft Office, seja usando utensílios de correio eletrónico ou equivalentes, exatamente as mesmas listagens, formulários, recomendações, controlos que se emitiam “à mão”.
Por exemplo, o operário que conta manualmente os itens produzidos ao longo da última hora de produção; em vez de escrever a contagem num verbete ou numa folha qualquer (como fazia “antigamente”), vai ter o “privilégio” de escrever o resultado da contagem numa página informática de computador - que geralmente “tem que chamar” para o efeito.
Qual a vantagem? 99% da duração da tarefa – a contagem manual – permanece exatamente na mesma, sendo que as hipóteses de erro tecnicamente até aumentaram (ao erro de contagem adicionou-se a possibilidade de erro de introdução). Só haveria realmente uma vantagem significativa seria se o método de contagem fosse simplificado ou, melhor ainda, se ele não tivesse que contar.
Do ponto de vista de tempo consumido, o e-papel é quase tão mau como o papel físico, sendo que os riscos de erro são ainda maiores por já que a inserção informática pessoal de dados (não existe a triagem “adicional” no introdutor em sistema da “informação-papel”) pode interagir na informação armazenada por um sistema de uma forma grave ou mesmo irremediável.
Além disso, o “papel eletrónico” e os seus sistemas estão a substituir o papel físico como consumidores de tempo dos quadros médios e em algumas empresas até já o excederam.
Quanto tempo gasta diariamente um quadro médio ou um quadro superior com responsabilidades de chefia de fabrico e de controlo, só a responder aos mails internos (e externos)?
Pior ainda, o uso indiscriminado e abusivo do correio eletrónico:
- À força de substitui-la, está a destruir a comunicação verbal entre as pessoas e as equipas;
- Está a favorecer a desresponsabilização individual e a servir como meio de protelamento “justificado” de ações e decisões, análogo ao gerado pelo papel;
- Em casos extremos, está a minar e mesmo a destruir espírito de equipa e confiança entre pessoas (a “cópia com” ... “cópia com” ...indiscriminado, está a envolver terceiros em assuntos que as duas pessoas intervenientes poderiam perfeitamente resolver entre si).
É necessário repensar com urgência toda a estrutura da informação e controlo ligado aos processos. Não serve de nada tentar melhorar a forma de difusão de informação que não é necessária, nem serve de nada beneficiar os meios de registos e de controlo de uma coisa que não necessita de ser controlada.
Este é o nosso testemunho de uma reflexão sobre a nossa experiência com os nossos clientes lutando incessantemente contra o papel. Ao longo do tempo questionamos sempre os documentos e controlos típicos convencionalmente considerados “indispensáveis” às atividades produtivas e logísticas (e seu controlo), colocando-as sistematicamente em causa e procurando meios de as evitar e quando tal não era possível, procurando meios de as simplificar e substituir.
Basicamente, a metodologia utilizada era constituída por três etapas genéricas:
- Simplificar as atividades produtivas, a articulação entre elas e as respetivas necessidades de controlo;
- Ter a certeza absoluta de que determinada informação ou controlo eram efetivamente necessários e de que traziam mais valias ao processo;
- Caso afirmativo, procurar e implementar meios, utensílios ou acessórios que substituíssem o papel.
Dependendo das características do produto fabricado e dos processos, na maior parte dos casos, é possível gerir toda uma área de operações (incluindo a logística interna associada) sem utilizar qualquer papel (ou com recurso a um mínimo irrelevante de papel), e simultaneamente limitando o uso do e-papel a um mínimo indispensável.
É possível assegurar todo o encadeamento de uma produção, fazer o ordenamento das atividades e até a equilibragem da afetação de recursos sem recorrer a papel.
É possível gerir os abastecimentos de matérias primas e componentes ao fabrico, o conteúdo das localizações de um armazém e todas as transações que este envolve, sem recurso ao papel.